Ngành công nghiệp Tổ chức Hội thảo & Sự kiện ước đạt trị giá 95 tỷ USD mỗi năm và liên tục phát triển. Mặc dù trong bối cảnh kinh tế hiện tại, nhiều doanh nghiệp ủng hộ cắt giảm tổ chức sự kiện. Nhưng họ vẫn sẽ cần các chuyên gia – những người có thể tạo ra trải nghiệm thú vị và đáng nhớ cho doanh nghiệp trong các sự kiện/ hội thảo quan trọng.

Tổ chức Hội nghị chuyên nghiệp và hoạch định sự kiện ngày nay là không đơn giản như việc tổ chức một đám cưới như ở thế kỷ trước. Hội nghị chuyên nghiệp và hoạch định sự kiện phải được nhận thức của xu hướng hiện tại, chi phí có hiệu quả các nguồn lực, và các chiến lược dịch vụ khách hàng cạnh tranh và phát triển doanh nghiệp của họ, hoặc là một đối tác trong tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức của họ.

Các mô-đun trong chương trình này sẽ giúp bạn có được điều đó và được giảng dạy bởi các chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức hội thảo, sự kiện.

Ai nên tham dự ?

–  Những người có trách nhiệm lập kế hoạch cuộc họp và tổ chức sự kiện cho công ty, tổ chức
–  Những người trong lĩnh vực khách sạn và du lịch tìm kiếm kiến thức bổ sung và nâng cao năng lực
–  Các chuyên gia về hội nghị, sự kiện muốn cập nhật các kỹ năng, tạo lợi thế cạnh tranh mới.
–  Các cá nhân muốn trở thành một nhà tổ chức Hội nghị và sự kiện

Bạn sẽ học:

–  Những thông tin vô giá về các cơ hội nghề nghiệp trong các cuộc họp, các lĩnh vực liên quan
–  Các kỹ năng và kiến thức quan trọng của một nhà hoạch định, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp,
–  Hậu cần cần thiết để tạo ra một sự kiện thành công, hiện thực hóa những ý tưởng sáng tạo của bạn

Giám đốc chương trình:

Marjorie Risinger, CMP, Nhà Tư vấn, hoạch định sự kiện chuyên nghiệp,  cựu Chủ tịch Chuyên gia Hội nghị quốc tế.
Bà nhận được nhiều giải thưởng thưởng như ” Planner của năm ” và giải thưởng ” Thành tựu suốt đời “.
Bà là người tổ chức sự kiện cho các hiệp hội, các tập đoàn và các tổ chức phi lợi nhuận hơn 30 năm qua.
Bà là phát ngôn viên của Bộ Kế hoạch và Đầu tư Mỹ, viết cho các tạp chí nhiều ngành công nghiệp.

Giảng viên: 

Develey Margaret, MBA, CMP, Giám đốc Dịch vụ ăn uống của Crowne Plaza Redondo Beach.
Cô đã có hơn 20 năm kinh nghiệm quản lý khách sạn nước giải khát và ngành công nghiệp thực phẩm.
Cô bắt đầu sự nghiệp của mình với các khách sạn InterContinental ở châu Âu và Hoa Kỳ .
Tác giả gây ấn tượng của cuốn sách: The Pocket Guide to Business Protocol and Dining Etiquette

Andrea Michaels, Người chiến thắng của hơn 34 giải thưởng Gala Sự kiện đặc biệt.
Cô cũng là người nhận giải thưởng Sự kiện thèm muốn đặc biệt xuất sắc và Giải thưởng Thành tựu trọn đời.
Cô đã giành được M.P.I. Giải thưởng Paragon toàn cầu, và giải Crystal SITE.

Power Haley, CMP, Hiệu trưởng Viện quy hoạch Hội nghị InSiteful.
Cô là một chuyên gia Hội nghị quốc tế, Chủ tịch Giải thưởng Sự kiện của bang Cali.

Carroll Reuben, có hơn 30 năm kinh nghiệm làm giám đốc một công ty chuyên tổ chức sự kiện.
Cô có chuyên môn cao trong các sự kiện công nghệ cao và triển lãm thương mại,

Tùy theo lịch học và yêu cầu của học viên, các giảng viên khác của trường cũng sẽ tham gia giảng dạy và truyền đạt kinh nghiệm thực tế cho học viên.

Chương trình có 10 modul, kết hợp thực hành với các dự án thực tế:

1) Thiết kế hội thảo & Lập kế hoạch sự kiện

Điều quan trọng đầu tiên của tất cả các Nhà hoạch định Hội nghị là gì?
Những công việc có sẵn và những kỹ năng bạn cần? Modul này sẽ không chỉ cung cấp một cái nhìn tổng quan về ngành công nghiệp tổ chức sự kiện, các bước bạn nên lập kế hoạch, các cuộc họp hoặc các sự kiện thực tế cần thiết.
Các cách lưu giữ hồ sơ và đánh giá sự kiện. Các Chủ đề thảo luận trong modul này bao gồm :

–  Làm thế nào để bắt đầu cuộc họp như một cách chuyên nghiệp.
–  Cơ hội việc làm
–  Thiết lập mục tiêu và mục tiêu, thời hạn, đáp ứng thiết kế, lựa chọn kênh phát ngôn…

2) Quản lý tài chính

Xác định các chi phí cần thiết cho dự án, cho từng người tham dự.
Modul này sẽ cung cấp cho bạn các công cụ để xác định và quản lý chi phí,
Cung cấp các mẫu bảng tính sử dựng Excel cơ bản để tính toán ngân sách cho một sự kiện.
Các chủ đề thảo luận bao gồm:

–  Làm thế nào để thiết lập một ngân sách
–  Xác định các chi phí trọng tâm
–  Xác định điểm hòa vốn, các mức thuế cần thiết
–  Các biện pháp tiết kiệm chi phí và kinh phí bổ sung.
–  Chiến lược, quy hoạch và các xu hướng công nghệ trong ngành tổ chức sự kiện/ hội thảo.

3) Lựa chọn địa điểm và kiểm tra

Những tiêu chí mà bạn sẽ sử dụng để xác định địa điểm phù hợp tổ chức sự kiện.
Đánh giá giá trị của sự kiện và sự hấp dẫn của địa điểm phù hợp với sự kiện đó.
Những nguồn lực có sẵn? Viết một RFP chi tiết và xem xét các khả năng/ tỷ lệ.
So sánh các câu trả lời và chọn một vài điểm đến khảo sát thực tế.
Modul này sẽ diễn ra trong một khách sạn địa phương và bao gồm một tour du lịch của khách sạn cũng như một bài thuyết trình từ một người nhân viên khách sạn. Chủ đề thảo luận bao gồm :

–  Lựa chọn một địa điểm phù hợp với nhu cầu
–  Làm thế nào để thiết kế một RFP
–  Mở rộng nguồn tài nguyên của bạn
–  Hiểu biết về văn phòng hội nghị và du khách

4) Đàm phán, hợp đồng và trách nhiệm pháp lý

Các Chủ đề Bao gồm :
–  Lợi nhuận chính của khách sạn
–  Điều gì là quan trọng nhất trong thương lượng
–  Điều khoản hợp đồng, trách nhiệm và các vấn đề bảo hiểm

5) Quản lý sự kiện đặc biệt

Các cuộc họp, triển lãm thương mại, lễ hội, galas, giới thiệu sản phẩm, và các lễ trao giải thưởng là những sự kiện có nhu cầu lập kế hoạch khác nhau . Trong modul này sẽ “giải phẫu” cho một sự kiện đặc biệt. Điều quan tọng nhất của 1 sự kiện sẽ được bạn hiểu rõ – nó như một trái tim của sự kiện, cung cấp các nguồn mạch cho các điều liên quan của 1 sự kiện.
Chủ đề thảo luận bao gồm:

–  Định nghĩa các loại sự kiện đặc biệt / cách thức thực hiện?
–  Làm thế nào để bắt đầu cho việc quy hoạch, lập chiến lược cho sự kiện?
–  Các cuộc khảo sát, thông tin ban đầu mà bạn cần có trước khi tổ chức 1 sự kiện?
–  Có một RFP, và nếu như vậy làm thế nào để bạn đọc nó ?
–  Xác định các kênh phân phối.

6) Tiếp thị và Phát triển một sự kiện

Sự kiện tiếp thị và người lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp .
Mỗi sự kiện, không có vấn đề nào là đơn giản hay phức tạp, và mỗi sự kiện cần có những yếu tố tiếp thị để có được những người tham dự cần thiết. Điều quan trọng là để xác định khán giả tiềm năng , thu hút sự chú ý của họ sau đó khuyến khích họ cam kết tham dự sự kiện. Modul sẽ sử dụng bảng câu hỏi phân phối cho các sinh viên, qua đó giảng viên sẽ xác định các sự kiện thực tế trong đó học sinh tham gia. Trong lớp học sẽ phát triển các chiến lược tiếp thị và thời hạn cho việc thúc đẩy những sự kiện này .
Modul này cung cấp các công cụ và mẫu bài tập, bạn có thể thực hiện vào ngày hôm sau. Các chủ đề thảo luận bao gồm:

–  Quảng cáo tài nguyên
–  Công khai, bảo hiểm phương tiện truyền thông
–  Thiết kế sáng tạo và kỹ thuật gửi thư trực tiếp

7) Truyền thông Media: nghe nhìn cho Hội nghị và sự kiện

Các Chủ đề Bao gồm :
–  Các thành phần âm thanh hình ảnh và ngăn ngừa thảm họa không mong muốn
–  Hoạt động của thiết bị nghe nhìn và sử dụng
–  Đa phương tiện và hiệu ứng đặc biệt

8) Quản lý Thực phẩm và Đồ uống:  lựa chọn Menu và Set- Ups phòng

Thực phẩm và Đồ uống là một trong những phần tốn kém nhất của bất kỳ cuộc họp hoặc sự kiện.
Thách thức là để lựa chọn các menu có đủ người tham dự,
Tìm hiểu làm thế nào để sử dụng các menu một cách cẩn thận,
Làm việc với khách sạn hoặc nhân viên phục vụ để lựa chọn các menu trong ngân sách của bạn được hấp dẫn nhất.
Tìm hiểu các thủ thuật để tiết kiệm tiền và chọn menu một cách khôn ngoan.
BÉO là gì và tại sao nó quan trọng? Các chủ đề thảo luận bao gồm:

–  Làm việc trong ngân sách đã được ấn định
–  Làm thế nào để lựa chọn các thực đơn ngon miệng
–  Sự lựa chọn thực đơn lành mạnh, tốt cho sức khỏe, làm việc với những hạn chế của thực đơn
–  Xác định đảm bảo và chi tiết kỹ thuật phòng tiệc.

9) Làm việc với khách sạn: Câu chuyện bên trong

Nghiên cứu biểu đồ lưu lượng khách sạn và xem xét các công việc tương tác, kiểm tra và cân bằng dịch vụ.
Giảng viên sẽ mô tả công việc cụ thể và đóng vai trò phỏng vấn. Chủ đề thảo luận bao gồm:

–  Làm việc với nhân viên khách sạn
–  Lịch, thời gian, và thời hạn
–  Làm việc với khách hàng
–  Xử lý sự cố

10) Đám cưới: Kế hoạch, phối hợp, và Giao hàng tận nơi

Các Chủ đề Bao gồm:

–  Nhìn chung, khái niệm và tầm nhìn
–  Tài chính và ngân sách
–  nhà cung cấp mối quan hệ
–  Tổ chức , thời gian, và giao hàng
–  Tin tưởng , căng thẳng, và thái độ của bạn